當老闆說「給我上次你寫的答辯狀電子檔」時,除了不能跟老闆說「我不是昨天就E-mail給你了嗎?」外,最好不要花15分鐘以上,你最好不要找不到...

 

小律師隨時會被老闆、被當事人要檔案,不能搞混檔案、搞亂檔案,管理好、命名好檔案,很快找到以前文稿「剪貼」,更可節省不少時間。

 

  • 「收文」、「發文」資料夾?

不少人習慣設「收文」、「發文」的子資料夾,但我個人不用如此分類(可能比較適合非訟律師),因我大部分在法院討生活,訴訟是三角關係,還有與當事人間聯繫,上法庭時也沒時間開不同資料夾、在不同資料夾間找來找去,所以我並沒設「收文」、「發文」子資料夾,而是利用命名來整理、排序,以檔名標示是何方的文書:

 

C1代表第一審法院,A代表原告(也可用P代表檢察官),D代表被告...。

 

案件上訴後,最好仍以第一審地位為準,否則案件一久,更來更去,還要想這一審誰是上訴人、誰是被上訴人,反而浪費時間。

 

太多子資料夾不見得能分門別類,我不喜歡設太多子資料夾(通常只設「草稿」及「資料」),因為我常常忘了檔案存在哪,例如內部會議備忘錄,可能存在「內部文件」,也可能存在「草稿」,有時會在「發文」...,太多資料夾反而搞混。

 

  • 用英文代表不同文書

中文檔名雖然清楚,但檔名會較長,用英文代表不同文書較為簡潔,例如A代表原告書狀、A001代表原告第一份書狀(不會1000以上吧?)、L001代表第一份函(或律師函)、R代表筆錄、E代表電子郵件、M代表備忘錄。

 

有時「內容」比狀名重要,光「陳報」、「答辯」、「準備」、「上訴理由」看不出內容,倒不如用中文寫明文件的重要內容(兩者都寫也可),例如「C1-20120203-D002-證據能力」、「C1-20120214-D003-準1-傳訊證人」、「C1-20120214-R003-確認爭點」

 

  • 日期在前或在後均可以

檔案通常是按「檔案名稱」排列,大部分的人會在檔名中標明日期(不要民國、西元夾雜),藉此排序檔案。但日期在前或在後,視個人習慣而定:

 

「日期+A001」:電腦會先依日期排序,可看出眾多檔案(文書)的時間先後次序。例如:

 

C1-20120109-A001-起訴書

C1-20120112-D001-要旨

C1-20120112-R001-準備1筆錄

C1-20120203-D002-證據能力

C1-20120214-A002-補充理由

C1-20120228-D003-傳訊證人

C1-20120112-R002-準備2筆錄

C1-20120307-D004-陳報地址

 

「A001+日期」:電腦會先依文書類別排序,資料夾會依不同文書分成不同區塊,我是用此方式。例如:

 

C1-A001-20120109-起訴書

C1-A002-20120214-補充理由

C1-D001-20120112-要旨

C1-D002-20120203-證據能力

C1-D003-20120228-傳訊證人

C1-D004-20120307-陳報地址

C1-R001-20120112-準備1

C1-R002-20120112-準備2

 

  • 版次或「草稿」

很多時候一個文件會經過數次的往返修改,不少人會在檔名最後加上"V"註記版次,加"Fin"代表最後版次。

 

但次數一多,主要的資料夾中就有一堆不同版次的檔案,加上有些半成品、作廢的檔案,主要的資料夾會顯得雜亂,影響日後尋找檔案的效率。

 

我會設一個「草稿」資料夾,在完稿以前都存在此資料夾中(還是要註記版次),讓主要檔案夾清爽、整齊,將來找檔案也快一些。

 

  • 聯繫用E-mail用同一檔案

不少人先用Word寫E-mail,但一封E-mail就一個檔案,案件進行一段時間後,資料夾一打開都是email20120103、email20120104、email20120104-1、email20120104-2、email20120105...,不但看得眼花撩亂,日後要找個東西,就要開、關一堆檔案。

 

如果只是單純聯繫(檢送書狀草稿、安排開會時間、催帳),用同一檔案繼續寫即可(記得寫上日期),日後檢索會比較快,要找先前E-mail來剪貼時,也不用花時間開一堆檔案。

 

至於特別代理權事項、和解(權限、確認)、重要期間通知、業務上所持有的金錢及提醒(警告)...等宜以書面聯繫之重要事項,再獨立開新的檔案。

 

  • 改別人的檔名?

每個人有每個人的命名習慣,當你收到別人的電子檔案時,如不改檔名,會影響自己的檔案管理,改了回傳,又可能影響別人的檔案管理。

 

此時可設「資料」檔案夾,先用原檔名存入寄來的檔案,再依你個人命名規則另存新檔。

 

用原檔名存入檔案,是為了避免日後聯繫麻煩,因為日後對方是用他自己的原檔名來與你討論、來跟你要檔案(尤其老闆),幾個月後,你可能忘記或搞混了。

 

如果有修正要回傳時,稍微想一下對方的習慣與「個性」,決定回傳哪一個檔案。(或許有人會覺得幹嘛想這麼多?但律師就是要多想,小律師更要多想...)

 

  • 內部檔案

像時序表、客戶聯繫...這些重要、常用,而且沒有審級區別的檔案,我通常會在檔名最前面加上000、001...等數字,這樣電腦按檔案名稱排列時,就可快速找到你要的檔案。也就是:

 

000-時序表

001-客戶聯繫

002-內部會議

C1-A001-20120109-起訴書

C1-A002-20120214-補充理由

C1-D001-20120112-要旨

C1-D002-20120203-證據能力

C1-R001-20120112-準備1

C1-R002-20120112-準備2

 

最後,如果老闆或事務所有自己的命名規則(例如檔名要加上當事人編號),當然要依老闆或事務所的規則,請絕對、絕對、絕對不能跟老闆說「吳律師是這樣命名的...」

 

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