大律師是用「秘書輸入法」,不用學Word,小律師是要與Word相處很長一段時間的...

 

  • 善用快速鍵當個有效率的打字員

案件急的時候,老闆站在你後面的時候(有時老闆還會用手指戳螢幕),是沒時間、沒心情用滑鼠好好控制游標的。善用像Ctrl+C(複製文字)、Ctrl+X(剪下文字)、Ctrl+V(貼上文字)、Ctrl+Z(還原)、Ctrl+Y(取消復原)...這些快速鍵,有助於工作效率。

 

有人認為背快速鍵太麻煩,又不是專業打字員,但律師(尤其小律師)和打字員有差別嗎?試試看背幾個快速鍵,你就會發現比用滑鼠快許多。

 

熟悉快速鍵,也可以避免錯誤,例如寫給女朋友的情書,本來要用滑鼠按「存檔」,結果眼花按成「列印」,那就非常、非常不好玩了>

 

  • 隨時按Ctrl+S存檔

養成習慣,翻卷宗,按Ctrl+S。電話響,按Ctrl+S。老闆找你,按Ctrl+S。想下一句,按Ctrl+S。偷瞄正妹或帥哥,按Ctrl+S。簡單來說,眼睛只要離開螢幕、雙手只要離開鍵盤,就按Ctrl+S。

不要以為不會發生沒有存檔的慘事,「莫非定律」最喜歡找律師麻煩,尤其小律師,尤其深夜趕狀的小律師麻煩。

 

  • 學會複製格式

書狀通常篇幅不短、格式複雜,一段文字設定好後,如果要其他段落也相同時,可沒時間用滑鼠一段一段調整、對齊,除了功能表上的「小毛刷」外,最好用快速鍵Ctrl+Shift+C(複製文字的格式)、Ctrl+Shift+V(貼上文字的格式)。

 

舉個例子好了,假設第三段以下這些大小不一、段落凌亂的文字,想要與第一段、第二段相同格式:

 

  第一步:在1.或2.任一文字上按快速鍵Ctrl+Shift+C

 

 

 

 

第二步:標示想要複製的所有段落。

 

 

 

第三步:按快速鍵Ctrl+Shift+V

 

 

 

所有段落的文字大小、字體、對齊方式都和第一段、第二段相同了,因為有設定自動編號,連編號都自動接續了。

 

 

  • 學會「編號」功能

法律文書一定需要編號,Word編號功能雖然不完美,但總比沒有好(每次開庭看書記官調整編號,都覺得可憐),花點時間,學會「編號」(在加上前面說的複製編號格式),會省很多時間。

 

  • 選擇性貼上很好用

Ctrl+V(貼上文字)雖然省了打字時間,但常要重新調整格式,有時調來調去,打字還比較快,學會用Ctrl+Alt+V(選擇性貼上),再選取「未設定格式文字」,馬上省去很多時間。

 

  • 記得設定「跨頁標題重複」

不少時候需要製作表格(例如證據能力意見),表格如果沒設定「跨頁標題重複」,看幾頁就會覺得煩。

 

  • 魔鬼藏在「複製」中

Ctrl+V(貼上文字)雖然很好用,但也最容易出錯,別只顧著貼,要看清楚,有沒有選錯字,有沒有要改的文字。

貼上的文字更要好好校稿,由以前書狀剪來的文字仍要校稿。

 

  • 弄清楚「段落」的每個設定

格式化中的「段落」有許多設定,善用「縮排」、「凸排」、「左右對齊」、「第一行」等功能,讓你的文件更整齊、美觀,也會省去不少滑鼠拉來拉去的時間。

 

  • 打開E-mail附件的第一個動作是「另存新檔」

現在都用E-mail聯絡,打開E-mail附件的第一個動作,不是看內容,不是悶著頭打字,請立刻「另存新檔」,存到硬碟中,否則E-mail一關,剛才的心血就不知跑到哪裡去了。

 

  • 傳送E-mail前,再打開附件檔案確認

好不容易完成工作了,結果附錯檔案,可就冤枉了,插入檔案後,記得再打開附件檔案確認。

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